Contratar mais um assistente ou automatizar: como fazer a conta no escritório contábil

O fechamento começou a atrasar. A equipe fica até mais tarde na primeira quinzena, os extratos chegam picados, alguém sempre está correndo atrás de uma guia no portal da prefeitura. A carteira cresceu e a resposta que vem primeiro é a mais natural: contratar mais um assistente.

Às vezes é a decisão certa. Mas a conta costuma ser feita olhando só o salário, e a alternativa de automatizar parte do trabalho entra na conversa com desconfiança, quase sempre por bons motivos. Este artigo propõe um jeito de comparar as duas opções com os números do seu próprio escritório, sem fórmula pronta e sem promessa.

Antes de começar, um aviso honesto: a Ondemand vende automação para escritórios contábeis, então somos parte interessada. Por isso mesmo a gente vai dizer quando contratar é a melhor resposta.

Primeiro, descubra para onde vão as horas

Nenhuma das duas decisões faz sentido sem saber o que está consumindo o tempo da equipe. Peça para cada pessoa anotar, durante duas semanas que incluam um fechamento, o que fez e quanto tempo levou. Não precisa de sistema: uma planilha simples com tarefa, cliente e horas resolve.

Depois, separe as tarefas em três grupos:

• Repetitivas, com regra clara: baixar extratos no internet banking, emitir guias, puxar notas no portal da SEFAZ, conferir certidões, lançar o que tem padrão.

• Que exigem julgamento: classificar um lançamento com histórico vago, decidir o tratamento de uma operação fora do comum, revisar um balancete.

• De relacionamento: atender o cliente, cobrar documento, explicar uma guia, negociar prazo.

Essa divisão já responde metade da pergunta. Se a sobrecarga está no segundo e no terceiro grupo, o que falta é gente. Se está no primeiro, vale olhar para automação.

O custo real de um assistente

Você conhece a folha melhor do que ninguém, então use os números do seu escritório. O ponto é não esquecer nenhum item. Além do salário, entram:

• 13º salário, garantido pelo art. 7º da Constituição.

• Férias com um terço a mais do que o salário normal, também pelo art. 7º.

• FGTS de 8% sobre a remuneração do mês, incluindo o 13º, pela Lei 8.036.

• Encargos previdenciários, que mudam conforme o regime tributário do escritório.

• Benefícios: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, o que o escritório oferece.

• Estrutura: computador, licença do sistema contábil, certificado, espaço.

E há os custos que não aparecem na folha:

• Tempo até produzir. Recrutar leva semanas. Depois vêm meses até a pessoa conhecer os clientes, as particularidades de cada um e o sistema.

• Tempo de quem treina. Normalmente é o funcionário mais experiente, que para de fazer o próprio trabalho para ensinar.

• Rotatividade. Se o assistente sai, o investimento em treinamento vai junto, e o processo recomeça.

Some tudo e divida pelas horas realmente trabalhadas no mês. Esse é o custo por hora que serve de referência para o resto da conta.

O custo real de uma automação

Automação também tem custo além da mensalidade, e quem vende deveria dizer isso logo de saída:

• Licença ou desenvolvimento. Alguns fornecedores cobram projeto, outros cobram licença. Na Ondemand o modelo é licença mensal, sem custo de desenvolvimento.

• Tempo da equipe para explicar o processo. Alguém do escritório precisa mostrar como o trabalho é feito hoje, com as exceções de cada cliente.

• Período de validação. Nas primeiras semanas, a equipe confere o que o robô fez antes de confiar.

• Revisão contínua. Uma boa automação separa o que tem certeza do que tem dúvida. Os casos duvidosos continuam passando por uma pessoa.

• Manutenção. Portais do governo e sites de banco mudam. Pergunte ao fornecedor quem conserta e em quanto tempo.

O que a automação não faz: não decide pelo contador, não assume responsabilidade técnica e não atende o cliente no lugar da equipe.

A conta lado a lado

Com o mapa de horas em mãos, a comparação fica assim:

E a conta em si, em três passos:

1. Horas do grupo repetitivo por mês. Some, no seu mapa, as horas gastas nas tarefas que têm regra clara.

2. Valor dessas horas. Multiplique pelo custo por hora que você calculou para um assistente.

3. Compare com o custo total da automação, incluindo as horas que a equipe ainda vai gastar revisando exceções.

Se as horas repetitivas são poucas e espalhadas, a automação não se paga, e contratar resolve melhor. Se elas se concentram em poucos processos que se repetem para muitas empresas, a conta costuma virar.

Quando contratar é a melhor resposta

• O gargalo está no atendimento ao cliente ou na análise, não em tarefas mecânicas.

• Os processos mudam muito de um cliente para outro e não há padrão para ensinar a um robô.

• O escritório está entrando em uma área nova e precisa de alguém com conhecimento que a equipe ainda não tem.

• O volume repetitivo é pequeno: poucas empresas, poucos bancos, poucas guias.

Quando automatizar faz mais sentido

• A mesma tarefa se repete para dezenas de empresas todo mês.

• Os dados vêm de lugares previsíveis: bancos, portal da SEFAZ, e-CAC, sistema contábil.

• O problema é o pico do fechamento, e contratar deixaria a pessoa ociosa no resto do mês.

• A equipe experiente está gastando o dia em tarefas que não usam a experiência dela.

Na prática, costuma ser as duas coisas

A pergunta raramente é “um ou outro”. O mais comum é automatizar o que é mecânico e deixar a equipe, a atual ou a que vier, com o que pede critério.

Foi o que aconteceu em um escritório contábil com cerca de 250 empresas clientes. A conciliação bancária de uma empresa piloto levava de 3 a 4 dias e passou para menos de 5 minutos. O robô coleta extratos de cinco bancos, busca notas de entrada e saída e a folha no sistema contábil, e classifica cada lançamento com um nível de confiança. A equipe revisa só os lançamentos de baixa confiança.

Checklist antes de decidir

1. Você tem o mapa de horas de pelo menos um fechamento?

2. Sabe quantas dessas horas são de tarefas repetitivas, com regra clara?

3. Calculou o custo por hora de um assistente com todos os encargos e benefícios?

4. Considerou o tempo de recrutamento e treinamento?

5. Pediu ao fornecedor de automação o custo total, incluindo implantação e manutenção?

6. Sabe quem no escritório vai acompanhar a implantação e revisar as exceções?

7. Perguntou o que acontece quando o portal ou o banco mudar?

8. Tem clareza do que vai continuar exigindo uma pessoa?

Conclusão

Contratar e automatizar resolvem problemas diferentes. Gente resolve julgamento e relacionamento. Automação resolve volume repetitivo com regra clara. A conta certa começa por saber onde estão as horas do seu escritório, e não pelo preço de uma ou outra opção.

Se você quer fazer esse mapa com a gente e ver o que, no seu caso, vale automatizar e o que não vale, agende uma conversa de 15 minutos.